Алгоритм работы команды для внедрения нового формата планёрок

Полное учебное видео:

1. Опишите цели и гипотезы достижения.
Ответственный: Руководитель команды
Инструкция по целеполаганию

2. Проведите планерку.
Ответственный: Руководитель + команда
Структура планерки

3. Заполните плановые задачи на неделю.
Ответственный: Команда
Инструкция по недельным спринтам

4. Контролируйте задачи на неделе.
Ответственный: Руководитель

5. Заполните фактический результат перед планеркой.
Ответственный: Каждый участник команды

Рекомендации для успешного внедрения:

• Проводите планерки регулярно, лучше всего еженедельно в фиксированный день и время,
• Подготовьте команду перед внедрением - объясните зачем это всё делается,
• Обучите команду - прежде всего недельным спринтам и целеполаганию.
• Готовьте результаты недели, выводы и задачи на следующий спринт заранее, а не во время самой планерки,
• Следуйте структуре планерки.

Блок про целеполагание в видео https://youtu.be/YxO0FZLV6n8?t=1447

Первым шагом в начале внедрения новых планерок пропишите воронку целей: стратегическая (3+ лет), на ближайший год, на квартал и на ближайший месяц. Это нужно, чтобы увязать недельные задачи с целями компании. Эта встреча пройдет лучше, если до ее начала у руководителя будет свое понимание целей и ограничений, но в ходе встречи он даст команде возможность высказать свою версию, а потом дополнит или скорректирует, исходя из своего понимания.

Далее на еженедельных планерках обращайте внимание на цели - остались ли они прежними или как-то поменялись. А раз в месяц или квартал проводите отдельную встречу по актуализации всей воронки целей.

Результаты целеполагания записывайте в шаблон Планёрки.

Пошаговые действия для формирования целей:

1. Опишите стратегическую цель - самую удаленную в будущее.

2. "Приземлите" ее на более близкий временной горизонт (на год), получите годовую цель, затем квартальную, месячную. В результате вы получите воронку целей:

• 3 года - стратегическая.
• 1 год.
• 3 месяца.
• 1 месяц - ближайшая.

Вы можете выбрать более удобные для вашего проекта этапы воронки.

3. Для каждой цели запишите количественный и качественный показатель, плановую дату достижения цели.

4. Проверьте, чтобы цель более низкого уровня обеспечивала устранение основного ограничения соответствующего масштаба для цели более высокого уровня.

5. Сформулируйте основное ограничение, с которым вы работаете сейчас. Оно может совпадать с целью на месяц, а может быть ограничением на пути к ней.

6. В блок с HADI-циклами запишите гипотезы устранения ("расшивки") основного ограничения.

Руководитель с каждой командой проводит встречу по следующей структуре:

1. Обсуждаем результаты прошедшей недели:

• Что сделано, что не сделано, какие выводы

2. Проверяем - изменились ли цели:

• Продолжаем ли мы идти к тому, что ранее запланировали, или меняем цели.

3. Проверяем - сместилось ли за неделю основное ограничение:

• Если ограничение сместилось, то формулируем новое ограничение и записываем его в шаблон.

4. Выбираем гипотезу устранения основного ограничения:

• Выбираем 1-2 гипотезы, на которых будет фокусироваться на следующей неделе.

5. Сборка спринта:

• Формулируем задачи, которые команда пойдет реализовывать на неделе, чтобы проверить выбранные гипотезы устранения основного ограничения.

Блок про спринты в видео https://youtu.be/YxO0FZLV6n8?t=2130

Недельный спринт — это набор задач, на решении которых команда сфокусирована в ближайшую неделю, и которые направлены на проверку гипотезы по устранению основного ограничения на пути к ближайшей цели.

Типовые ошибки при заполнении недельных спринтов.
Как работать с недельными спринтами в течение недели:

1. Перед планеркой:

• заполняем фактические результаты по задачам прошедшего спринта.
  • Что сделали
  • Какой результат получили
  • Сделали или не сделали
  • Получили результат или нет
  • Выводы

• анализируем — сдвинулось ли основное ограничение?

• заполняем задачи на следующий спринт в соответствии с актуальным ограничением.

2. Во время планерки, после обсуждения целей, ограничения и новых задач с руководителем, команда собирает следующий спринт, заполняя поля:

• Описание задачи и для чего она
• План действий: как измеряем, сделано ли это
• Кто ответственный
• Какие ресурсы нужны
• Какой результат хочу получить
  

Если что-то не успеваете заполнить во время планерки, то важно заполнить поля сразу после встречи.

3. Контроль продвижения по спринту:

• Посередине недели, между планерками, сделайте промежуточный обзор спринта, уточните чего может не хватать для достижения результатов.

• Возможно, будет полезно делать ежедневные короткие встречи для разбора что сделано, что тормозит задачи, какие ресурсы нужны дополнительно.

В ситуации, когда у руководителя несколько команд, например это может быть несколько бизнесов, направлений внутри одного бизнеса, отдельные продукты или что-то еще, есть два варианта внедрения:

1. Вы внедряете процесс самостоятельно:

Мы даем обучающие материалы для команд, по которым они сами заполняют цели-ограничения-гипотезы-спринты. Поначалу они делают это не очень качественно. Мы даем обратную связь на результаты спринтов (письменную или устную) и команды быстрее осваивают технологию результативных планерок.


2. Вы внедряете процесс вместе с трекером:

Мы выделяем вам трекера - это специалист, владеющий методиками ускорения бизнеса. Трекер на двухчасовой встрече раз в неделю ведёт вас по процессу внедрения. Такая работа помогает устранению сложностей в коммуникациях внутри команд и между командами, а также помогает быстрее научить команды фокусироваться и достигать целей. Этапы работы с трекером отличаются от самостоятельной работы:

• Начинаем с того, что собираем перечень команд и объектов управления, вместе с трекером проводим стратегическую сессию - делаем целеполагание, описываем ограничения и гипотезы развития.
  
• Обучаем руководителя проводить диагностические сессии с командами - синхронизироваться по целям, определять ограничения и формировать спринт.
  
• Трекер дает обратную связь на результаты диагностических сессий, помогает устранить ошибки, чинит проблемы в коммуникации с командами.
  
• Дальше команды заполняют спринты. Трекер даёт на них обратную связь, фокусирует руководителя и команды, ускоряет внедрение результативных планерок.

Трекинг

Индивидуальная работа с руководителем, перед которым стоит сложная задача: масштабная трансформация, поиск ценности и запуск/перезапуск основного продукта, выход из кризиса, достижение целей принципиально нового для компании уровня